Regelungen für Unternehmen mit mehreren Standorten

Regelungen für Unternehmen mit mehreren Standorten (sogenannte Matrixverfahren)

Die Zertifizierung von Unternehmen mit mehreren Standorten über ein sogenanntes Matrixverfahren nach den Vorgaben des IAF MD 1 bietet den Vorteil, dass nicht alle Standorte jedes Jahr auditiert werden müssen. Im Bereich der Zertifizierung von QM-Systemen wurde das System der Zertifizierung von Unternehmen mit mehreren Standorten teilweise falsch angewandt. So wurden Konstellationen zertifiziert, die eigentlich keine Unternehmensverbünde sind, sondern selbstständig unabhängig agierende Unternehmen (z.B. Apotheken oder Ärzte). Daher wurde von der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) eine Bekanntmachung zu diesem Thema veröffentlicht. Dies hat auch Auswirkungen auf uns. Neben detaillierteren Abfragen zur Unternehmenskonstellation bei mehreren Standorten, wird das Thema nun auch vor Ort intensiver betrachtet. Folgende Anforderungen müssen dabei eingehalten werden:

  • Die Organisation muss ein einziges Managementsystem haben.
  • Die Organisation muss ihre Zentrale angeben. Die Zentrale ist Teil der Organisation und darf nicht an eine externe Organisation ausgegliedert sein.
  • Die Zentrale muss die organisatorische Befugnis haben, das einzige Managementsystem festzulegen, einzuführen und aufrecht zu halten.
  • Das einzige Managementsystem der Organisation muss einer zentralen Managementbewertung unterliegen.
  • Alle Standorte müssen dem internen Auditprogramm der Organisation unterliegen.
  • Die Zentrale hat sicherzustellen, dass Daten von allen Standorten erhoben und analysiert werden, und muss nachweisen können, dass sie in dieser Hinsicht die Befugnis und Fähigkeit zur Einleitung organisatorischer Änderungen u. a. in Bezug auf Folgendes hat:
    • Systemdokumentation und Systemveränderungen,
    • Managementbewertung,
    • Beschwerden,
    • Bewertung von Korrekturmaßnahmen,
    • Planung interner Audits und Bewertung der Ergebnisse und
    • (gesetzliche und behördliche Anforderungen die anwendbaren Normen betreffend

Weiterhin hat dies Auswirkungen auf das Zertifikat: So muss die zentrale Organisation auf Unterzertifikaten immer mit aufgeführt werden. Wir werden die Zertifikate im Zuge des nächsten Audits bei den betroffenen Unternehmen entsprechend anpassen.

Stand: 17.12.2019