Informationen zu Audits in Zeiten des Corona-Virus

 

Bei DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 50001, DIN EN ISO/IEC 27001 und DIN ISO 29990:

Alle Audits bei den Normen  (Zertifizierungen, Überwachungen und Rezertifizierungen) werden in der Zeit der Coronapandemie wie folgt durchgeführt:

  1. Ein Großteil der vor-Ort-Auditzeit wird mittels Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) durchgeführt, d.h. per Videokonferenz, Telefongespräche etc.. Im Vorfeld des IKT-Audits werden vom Kunden Unterlagen angefordert. Diese sollten per zip-Datei, die mit Passwort geschützt ist, zugesandt werden. Der Auditor prüft die Unterlagen und bereitet sich auf die Videokonferenz o.ä. vor.
  2.  Zu diesem IKT-Audit wird ein vorläufiger Auditbericht erstellt und anschließend ein vorläufiger Zertifizierungsentscheid getroffen.
  3. Bei Zertfizierungen und Rezertifizierungen wird anschließend das Zertifikat ausgestellt.
  4. Innerhalb von sechs Monaten nach dem IKT-Audit erfolgt eine verkürzte vor-Ort-Auditierung.
  5. Hierzu wird ein ergänzender Auditbericht erstellt und dann der endgültige Zertifizierungsentscheid getroffen.

Bei AZAV:

Hierzu wurde eine Handlungsanleitung von der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) veröffentlicht.

Hierin ist folgendes beschrieben:

  • Eine Verschiebung anstehender Überwachungs- und erneuter Zulassungsaudits für einen Zeitraum von max. 6 Monaten entsprechend des Dokuments IAF ID 3:2011 ist auch für den Bereich AZAV vorläufig zulässig. Die Verlängerung der Trägerzulassung kann schriftlich und formlos durch die FKS bestätigt werden. Diese Verlängerung dient auch zur Vorlage gegenüber den örtlichen Kostenträgern.
  • Die teilweise Durchführung der anstehenden Überwachungs- und erneuten Zulassungsaudits durch „alternative Methoden“ (sog. Remote-Verfahren) ... ist zulässig.
    Durch Remote-Audits dürfen im Fall von Überwachungsaudits maximal 50% und im Fall von erneuten Zulassungsaudits maximal 70% des Auditumfangs durchgeführt werden...
  • In beiden Fällen muss durch die FKS / den Träger nachgewiesen werden, dass die reguläre Durchführung des Audits angesichts der Corona-Pandemie vor dem Hintergrund einer internen Risikobeurteilung nicht möglich ist. Die DAkkS behält sich vor, sich von den FKS entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen.
  • Die DAkkS ist durch die Zulassungsstellen über die Verschiebung von (erneuten) Zulassungsaudits und die damit einhergehende Verlängerung der Zulassung für einen Zeitraum von max. 6 Monaten über das ursprüngliche Ablaufdatum hinaus schriftlich zu informieren. Die Verlängerung der Trägerzulassung kann schriftlich (z.B. per Brief oder E-Mail)dem Träger bestätigt werden. Diese Verlängerung dient auch zur Vorlage gegenüber den örtlichen Kostenträgern.

Die DAkkS weist vorsorglich darauf hin, dass Entscheidungen zur Erst- und erneuten Trägerzulassung nicht ohne örtliche Prüfung erfolgen können, da dies in § 181 Abs. 4 SGB III explizit gefordert ist. Sie können lediglich für einen Zeitraum von max. 6 Monaten verschoben werden.
Auch die jährliche Überwachungsbegutachtung gem. § 181 Abs. 5 i.V.m. § 177 Abs. 3 S. 3 SGB III kann nicht ohne örtliche Prüfung erfolgen, sie kann lediglich für einen Zeitraum von max. 6 Monaten verschoben werden.
Ein vollständiger Ersatz durch „alternative Methoden“ (sog. Remote-Audits) ist im Rahmen der Erst- und erneuten Trägerzulassung sowie der Überwachung nicht möglich.

Wir hoffen, dass die Coronakrise nicht allzulange zu Einschränkungen führt.

Stand: 15.03.2020 Aktualisierung: 23.03.2020